هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية توفر وظائف إدارية شاغرة لحملة الدبلوم فما فوق

أعلنت هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية بمدينة الرياض عبر موقعها الإلكتروني (بوابة التوظيف) توفر وظيفة (مساعد إداري) بالرياض، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل الموضحة أدناه.

المسمى الوظيفي:
- مُساعد إداري.

المهام والمسؤوليات:
- يتابع العمليات اليومية لوظيفته لضمان استمرارية العمل
- يتبع جميع سياسات الإدارات والإجراءات والمعايير والتعليمات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة متسقة وخاضعة للرقابة.
- يساعد في إعداد التقارير الصحيحة و في الوقت المطلوب لتحقيق متطلبات و معايير الهيئة.
- يضمن الامتثال بجميع سياسات وإجراءات السلامة والجودة والتنظيمية في وحدات الأعمال، من أجل ضمان سلامة الموظفين والامتثال باللوائح.
- يبحث باستمرار عن فرص التطوير والتحسين في سياسات وحدة الأعمال وإجراءاته وأنظمته وممارساته، مع مراعاة أفضل الممارسات الدولية، وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.

المهام الفنية:
- القيام بالمهام الإدارية و الكتابية العامة بما في ذلك الطباعة والمراسلات وغيرها.
- الحفاظ على نظام حفظ النسخ الإلكترونية والورقية.
- استرجاع الوثائق من نظام الملفات.
- التعامل مع طلبات المعلومات والبيانات.
- حل المشكلات والاستفسارات الإدارية.
- إعداد ردود مكتوبة على الاستفسارات الروتينية.
- إعداد وتعديل المستندات بما في ذلك المراسلات والتقارير والمسودات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.
- جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لرئيس وحدة الأعمال أو الإدارة.
- إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وإعداد الجداول الزمنية.
- تسجيل وتجميع وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة.
- الحفاظ على قوائم اللوازم المكتبية.
- تنسيق صيانة المعدات المكتبية.
- تنسيق والاحتفاظ بسجلات للموظفين والهواتف وطلب اللوازم المكتبية.
- تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب.
- العمل كمسؤول تواصل لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- التواصل مع المساعدين التنفيذيين مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين.
- العمل كوسيط بين الإدارات الأخرى والجهات الخارجية على حسب الحاجة، بما في ذلك الموظفين رفيعي المستوى مثل المدراء التنفيذين.
- تأدية أي مهام أخرى ذات صلة عند طلب المدير المباشر.

الشروط:
1- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في المجالات الإدارية ذات الصلة.
2- خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية خبرة في نفس المجال المهني والمجالات ذات الصلة.